Verwenden Sie bedingte Formatierung, um wichtige Outlook-Nachrichten hervorzuheben

Verwenden Sie bedingte Formatierung, um wichtige Outlook-Nachrichten hervorzuheben

Use Conditional Formatting Make Important Outlook Messages Stand Out

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Outlook lässt Sie Ordneransichten erstellen und anpassen in vielerlei Hinsicht, wie das Hinzufügen und Entfernen von Spalten oder das Gruppieren und Sortieren von Nachrichten. Sie können auch Regeln anwenden, damit Outlook Nachrichten basierend auf ihren Eigenschaften (wie Absender, Betreffzeile oder Zeitstempel) auf unterschiedliche Weise anzeigt. Das nennt man bedingte Formatierung . Schauen wir uns an, wie es funktioniert.



Aktualisieren : Einer unserer Leser hat uns darauf aufmerksam gemacht, dass die bedingte Formatierung nur in der Windows-Version von Outlook verfügbar ist und nicht die macOS-Version. Danke, Christy!

Einstieg

Um mit dem Einrichten der bedingten Formatierung zu beginnen, gehen Sie zu Ansicht > Ansichtseinstellungen.

Sie können auch auf die erweiterten Ansichtseinstellungen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnerkopf klicken und den Befehl Ansichtseinstellungen auswählen.

Im Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen können Sie die Ordneransicht anpassen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung.

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Dadurch gelangen Sie zum Fenster Bedingte Formatierung, in dem Sie verschiedene Regeln für die Formatierung von Nachrichten einrichten.

Die in der Liste Regeln für diese Ansicht angezeigten Elemente sind die Standardregeln, die mit einer nicht angepassten Ordneransicht geliefert werden. Sie können beispielsweise sehen, dass ungelesene Nachrichten in fetter blauer Segoe UI-Schrift mit einer Größe von 11 Punkt angezeigt werden.

Wie die Regeln funktionieren

Die Regeln sind die Bedingungen, die eine Nachricht erfüllen muss, damit Outlook die Formatierung übernimmt. In den Standardregeln wird beispielsweise die Regel Ungelesene Nachrichten aktiviert, wenn eine Nachricht als ungelesen markiert wird. Wenn diese Regel aktiviert ist, verwendet Outlook die fette, blaue 11-Punkte-Segoe-UI-Schriftart, um sie anzuzeigen.

Outlook wendet Regeln in der Reihenfolge vom Anfang der Liste an. Regeln weiter oben in der Liste haben Vorrang vor Regeln weiter unten. Wie funktioniert das in der Praxis? Angenommen, Sie haben zwei Regeln, eine oben in der Liste, die die Schriftart in Grün ändert, und eine weiter unten in der Liste, die die Schriftart in Rot ändert. Wenn eine Nachricht die Bedingungen beider Regeln erfüllt, wird die Schrift in Grün geändert, da diese Regel weiter oben in der Liste steht – die Regel, die die Schrift auf Rot setzt, wird ignoriert.

Mit den Standardregeln können Sie nur die Schriftart ändern. Sie können keine Standardregeln löschen, die Reihenfolge verschieben oder die Bedingungen für die Regel ändern. Sie können die Standardregeln jedoch deaktivieren, indem Sie sie in der Liste Regeln für diese Ansicht deaktivieren.

So fügen Sie eine neue Regel hinzu

Klicken Sie im Fenster Bedingte Formatierung auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der Liste wird eine neue Regel namens Ohne Titel hinzugefügt. Geben Sie Ihrer Regel einen Namen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bedingung.

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Im Filterfenster können Sie entscheiden, welche Bedingung oder Bedingungen die E-Mail erfüllen muss, um formatiert zu werden.

Wir verwenden hier nur ein einfaches Beispiel und lassen es nach Nachrichten suchen, die von Rob Woodgate gesendet wurden und das Wort Outlook im Feld Betreff enthalten.

Klicken Sie dazu zunächst auf die Schaltfläche Von, wodurch das Adressbuch geöffnet wird, und wählen Sie einen Kontakt aus.

.docx vs. .doc

Dann fügen wir Outlook in das Feld Suche nach Wörtern hinzu und stellen sicher, dass die Option Nur Betrefffeld aus der Dropdown-Liste In ausgewählt ist. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Klicken Sie in der Bedingten Formatierung auf die Schaltfläche Schriftart.

Nachrichten, die dem von uns eingerichteten Filter entsprechen, werden violett und fett angezeigt. Richten Sie Ihre Einstellungen nach Belieben ein, klicken Sie auf die Schaltfläche OK, klicken Sie erneut auf OK, um das Fenster Bedingte Formatierung zu schließen, und dann noch einmal, um das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen zu schließen.

Die Regeln werden sofort angewendet. Unten können Sie sehen, dass Nachrichten, die unsere Bedingungen erfüllen, jetzt fett und lila sind.

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Dies ist nur ein einfaches Beispiel – Sie können viele Bedingungen hinzufügen, sogar sehr komplexe. Zurück in diesem Filterfenster können Sie zur Registerkarte Weitere Optionen wechseln, um eine Reihe zusätzlicher Bedingungen anzuzeigen, die Sie auswählen können.

Hier können Sie auswählen, ob eine Nachricht zugeordnet werden soll, ob:

  • Es wurde einer bestimmten Kategorie zugewiesen
  • Es ist gelesen oder ungelesen
  • Es hat Anhänge oder keine Anhänge
  • Es ist als hohe, normale oder niedrige Priorität gekennzeichnet
  • Es wurde von Ihnen, von jemand anderem, von niemandem oder als abgeschlossen markiert
  • Der gesuchte Text muss mit der Groß-/Kleinschreibung übereinstimmen
  • Es ist eine bestimmte Größe, größer oder kleiner als eine bestimmte Größe oder zwischen zwei Größen

Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, und Sie können komplexe Bedingungen erstellen.

Auf der Registerkarte Erweitert können Sie ein beliebiges Feld von überall in Outlook auswählen und eine Bedingung auswählen, die Sie erfüllen möchten. Dies kann ganz einfach sein, z. B. den Absender einer genauen Adresse zuzuordnen, aber Sie haben viele Optionen zur Auswahl. Angenommen, Sie möchten, dass Ihre Regel mit E-Mails übereinstimmt, die Sie erhalten haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld, zeigen Sie auf Datums-/Uhrzeitfelder, und klicken Sie dann auf die Option Empfangen.

Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Bedingung, um Ihre Bedingung auszuwählen.

Die Auswahl ist viel größer, als Sie vielleicht erwarten:

  • Jederzeit wieder
  • Gestern
  • Heute
  • Morgen
  • In den letzten 7 Tagen
  • In den nächsten 7 Tagen
  • Letzte Woche
  • In dieser Woche
  • Nächste Woche
  • Letzten Monat
  • Diesen Monat
  • Nächsten Monat
  • Auf
  • Während oder nach
  • Am oder vorher
  • Zwischen
  • Existiert
  • Ist nicht vorhanden

Und die anderen Felder, die Sie auswählen können, bieten eine ähnliche Menge an Optionen.

Wählen Sie Ihre Bedingung aus, fügen Sie einen Wert hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.

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Sie können der Liste beliebig viele Bedingungen hinzufügen. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie viele Felder es gibt, sehen Sie sich hier nur das Menü Alle E-Mail-Felder an.

Das Menü Alle Kontaktfelder enthält über vier Spalten mit Optionen – so viele, dass wir es nicht in einen vernünftigen Screenshot einfügen konnten. Wir werden also nicht alle Felder und Bedingungen durchgehen, aber jetzt wissen Sie, wo sie sind und wie man sie verwendet.

Sie können mehrere Bedingungen in einer Regel einrichten, um die Dinge so spezifisch zu gestalten, wie Sie möchten. Möchten Sie, dass Outlook Nachrichten in einer roten 16pt-Schriftart anzeigt, wenn sie von einem bestimmten Kontakt stammen, die in den letzten sieben Tagen empfangen wurden und ein bestimmtes Wort im Betreff enthalten, und einen Anhang beifügen? Kein Problem.

So löschen Sie eine Regel

Wenn Sie eine Regel erstellt haben und diese nicht mehr benötigen, können Sie sie ganz einfach löschen. Wählen Sie im Fenster Bedingte Formatierung die Regel aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Denken Sie daran, dass Sie nur von Ihnen erstellte Regeln löschen können – nicht die integrierten Standardregeln von Outlook.

Sie können beliebig viele Bedingungen hinzufügen und beliebig viele Regeln festlegen. Und wie wir Ihnen bereits gezeigt haben, können Sie, sobald Sie die Regeln für die bedingte Formatierung so eingerichtet haben, wie Sie es möchten, kopiere die Ansicht in einen anderen Ordner , oder auf alle Ordner, wenn Sie möchten.

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Rob Woodgate ist Autor und IT-Berater mit fast 20 Jahren Erfahrung im privaten und öffentlichen Sektor. Er war auch als Trainer, technischer Support-Mitarbeiter, Delivery Manager, Systemadministrator und in anderen Rollen tätig, bei denen es darum geht, Menschen und Technologie zusammenzuarbeiten.
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