Anfänger: So pflegen, archivieren und sichern Sie Ihre Daten in Outlook 2013

Anfänger: So pflegen, archivieren und sichern Sie Ihre Daten in Outlook 2013

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Heute behandeln wir das langweilige Outlook-Zeug. Wartung und Sicherheit wie bei der Pflege und Sicherung Ihrer Outlook 2013-Datendatei – voller all Ihrer wichtigen Daten – durch Sichern und Archivieren.



Bis jetzt, wenn du schon warst Verwenden von Outlook zum Verfassen und Versenden von E-Mails , und Sie haben sich die Zeit genommen, um Importieren Sie Ihre G-Mail-Kontakte in Ihr Adressbuch, oder die Tatsache, dass Sie quitt sind Verwenden eines Outlook-Adressbuchs , bedeutet, dass Sie viele Daten haben, die geschützt werden müssen.

Ebenso haben Sie wahrscheinlich auch viel Zeit und Arbeit aufgewendet Erstellen Sie Ihre Kalender , hinzufügen Aufgaben und To-Do-Listen , und vielleicht sogar Sie haben eine Reihe von Notizen, die Sie speichern möchten .

All dies läuft darauf hinaus, sicherzustellen, dass Sie Ihre Datendatei zumindest gelegentlich sichern, denn wie jeder von uns bestätigen kann, ist es ziemlich frustrierend und deprimierend, alle Ihre Daten zu verlieren und von vorne beginnen zu müssen.

Mail-Systemsteuerung

Werfen wir zunächst einen kurzen Blick auf die Mail-Systemsteuerung in Windows.

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Wie die Abbildung zeigt, haben Sie Zugriff auf drei wichtige Bereiche Ihres Outlook-Setups. Wenn Sie jedoch entweder auf die Schaltflächen E-Mail-Konten… oder Datendateien… klicken, wird dasselbe Fenster auf den entsprechenden Registerkarten geöffnet.

Im folgenden Screenshot sehen wir die Registerkarte E-Mail, mit der Sie Aktionen an Ihrem/Ihren E-Mail-Konten vornehmen können, z. B. reparieren oder ändern. Sie können auch sehen, wo die Daten für jedes Konto gespeichert sind.

Wenn Sie diese Datendateien direkt beeinflussen möchten, müssen Sie auf die Registerkarte Datendateien klicken. Es gibt einige praktische Dinge, die Sie hier tun können.

Sie können beispielsweise auf die Schaltfläche Dateispeicherort öffnen klicken, um zu sehen, wo sich Ihre Datendateien befinden. Dies ist praktisch, da Sie wissen möchten, wo sie sich befinden, falls Sie sie jemals scannen und reparieren müssen (wird im nächsten Abschnitt erörtert).

Es gibt eine weitere coole Funktion, die Sie im Fenster 'Kontoeinstellungen' verwenden können. Wenn Ihre Datendatei(en) riesig geworden ist und Tonnen von Speicherplatz belegen (einige Leute sammeln Gigabyte über Gigabyte alter E-Mails), können Sie sie komprimieren.

Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf die Schaltfläche Einstellungen und dann auf Jetzt komprimieren, um die Größe Ihrer Outlook-Datendatei zu reduzieren.

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Das Mail Control Panel ist eine zuverlässige Möglichkeit, Ihre Datendateien und Profile zu verwalten, aber es ist nicht die einzige Möglichkeit, und die Outlook-Anwendung ermöglicht Ihnen auch die Verwaltung Ihrer Postfächer. Wir zeigen Ihnen diese Steuerelemente direkt nachdem wir gezeigt haben, wie Sie Ihre Datendateien reparieren.

Ausführen des PST-Wartungstools

Wenn Sie es noch nicht bemerkt haben, werden Outlook-Daten in einer .PST- oder .OST-Datei gespeichert, und meistens ist daran nichts auszusetzen.

Leider werden Ihre Daten manchmal beschädigt, was nicht bedeutet, dass sie schlecht oder hoffnungslos nicht mehr wiederherstellbar sind. Sie müssen nur das mitgelieferte Tool zum Reparieren des Posteingangs ausführen. Das Tool zum Reparieren des Posteingangs oder ScanPST scannt und repariert Ihre persönlichen Ordnerdateien, überprüft und korrigiert alle Fehler, während eine Sicherungskopie Ihrer beschädigten .PST- oder .OST-Datei erstellt wird, für den Fall, dass während der Wiederherstellung etwas schief geht.

Das ScanPST-Tool befindet sich im Installationsordner von Outlook, normalerweise C:ProgrammeMicrosoft OfficeOffice15. Wenn Sie es gefunden haben, doppelklicken Sie auf das Dienstprogramm ScanPST, um es zu starten.

Als erstes müssen Sie nach dem Speicherort Ihrer .PST- oder .OST-Dateien suchen. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wo sich diese auf unserem Computer befinden. Wir wählen eine aus und klicken auf Öffnen.

Wenn das ScanPST-Tool Fehler findet, informiert es Sie darüber und bietet eine Reparatur an. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem passenden Titel, um die Reparatur einzuleiten.

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Sobald Sie fertig sind, teilt Ihnen das ScanPST-Tool mit, dass Ihre Outlook-Datei erfolgreich repariert wurde.

Sie können das Tool schließen oder den Vorgang bei Bedarf für alle anderen Datendateien wiederholen.

Automatische Archivierung Ihrer Daten

Lassen Sie uns die Dinge mit einigen wichtigen Informationen abschließen, wie Sie Ihre Daten am besten archivieren und sichern. Das erste, was wir besprechen möchten, sind Ihre AutoArchivierungsoptionen. Klicken Sie zunächst im Menüband auf die Registerkarte Datei, sodass der folgende Bildschirm angezeigt wird.

Beachten Sie sofort, dass Sie (falls zutreffend) auswählen können, welches Konto Sie bearbeiten möchten, indem Sie auf das Dropdown-Menü über der Schaltfläche Konto hinzufügen klicken.

Klicken wir auf die Schaltfläche Bereinigungstools und wählen Sie dann Postfachbereinigung aus den Optionen. Unten sind die Auswahlmöglichkeiten, die Sie sehen werden. Alles hier ist darauf ausgerichtet, das Fett aus Ihrem Posteingang zu entfernen und alte Nachrichten zu archivieren.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Autoarchivieren klicken, archiviert Outlook alle als solche konfigurierten E-Mail-Ordner automatisch. Um Ihre Autoarchivierungsoptionen einzustellen, müssen Sie mit der rechten Maustaste auf einen E-Mail-Ordner klicken und die Registerkarte Autoarchivierung auswählen.

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Hier sehen wir ein typisches Fenster mit den Eigenschaften eines E-Mail-Ordners. Auf der Registerkarte AutoArchivierung können Sie einstellen, wie der Ordner automatisch archiviert wird. Beachten Sie, dass in diesem Screenshot der Ordner gemäß seinem eigenen Zeitplan und seinen eigenen Aktionen für die automatische Archivierung konfiguriert ist.

Sie können den Ordner auch gemäß den allgemeinen Standardeinstellungen für die automatische Archivierung von Outlook der Autoarchivierung zuweisen. Wenn Sie den Ordner auf die Standardeinstellungen setzen und dann auf Standardarchiveinstellungen… klicken, wird das folgende Dialogfeld angezeigt (da es sich um Standardeinstellungen handelt, gelten alle hier vorgenommenen Änderungen für jeden Ordner, der für die standardmäßige automatische Archivierung konfiguriert ist).

Vergessen Sie nicht, Sie können diese Einstellungen auch finden, indem Sie die Optionen öffnen und auf die Überschrift Erweitert klicken.

Google Chrome als Standardbrowser

Kommen wir nun zur manuellen Archivierung Ihrer Daten.

Manuelles Archivieren Ihrer Daten

Wenn Sie die automatische Archivierung nicht verwenden möchten oder einen Archivierungsvorgang selbst ermöglichen möchten, kehren Sie einfach zu den Bereinigungstools auf dem Bildschirm Kontoinformationen zurück und klicken Sie auf und wählen Sie Archivieren, um das folgende Dialogfeld zu öffnen.

Ganz einfach, Sie möchten einfach den Ordner auswählen, den Sie archivieren möchten, das Datum für Ihre Archivelemente auswählen und dann einen Ordner auswählen, in dem Ihr Archiv gespeichert werden soll. Das war's, fertig!

Sichern und Wiederherstellen Ihrer Outlook-Datendatei

Das Sichern Ihrer Outlook-Datendatei(en) ist so einfach wie das Kopieren Ihrer .OST- oder .PST-Dateien auf eine andere Festplatte, einen Cloud-Server, einen USB-Stick oder ein anderes Speichermedium. Sie erinnern sich, wie Sie Ihre Datendateien finden?

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Öffnen Sie die Mail-Systemsteuerung und klicken Sie auf die Schaltfläche Datendateien. Klicken Sie auf Dateispeicherort öffnen… und Sie können dann Ihre Datendateien sichern.

Nebenbei bemerkt, Sie könnten Ihre Datendateien dauerhaft an einen Cloud-Speicherort verschieben, z. B. einen OneDrive- oder Dropbox-Ordner, um sicherzustellen, dass Ihre Outlook-Daten immer technisch gesichert sind.

Um Ihre gesicherte Datendatei wiederherzustellen, gehen wir zurück zur Registerkarte Datei und wählen Sie Outlook-Datendatei öffnen.

Im folgenden Screenshot öffnet der Datei-Explorer automatisch unsere Archive, aber Sie können natürlich dorthin navigieren, wo sich Ihre Datendateien befinden.

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen, damit Sie auf die in der Datei gespeicherten Daten zugreifen können. Nach der Wiederherstellung können Sie Elemente wie gewohnt durchsuchen und anzeigen.

Wenn Sie nicht mehr auf Ihre gesicherte Datendatei zugreifen müssen, können Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den obersten Ordner klicken und die Option zum Schließen auswählen.

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Das Sichern und Wiederherstellen von Datendateien ist größtenteils eine manuelle Aktivität, aber wenn Sie Ihre Ordner so einrichten, dass sie häufig automatisch archiviert werden, und sie an einem Ort wie einem Cloud-Ordner archiviert werden, haben Sie dort ein gewisses Maß an Sicherheit.

Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie keine Daten verlieren, besteht jedoch darin, Ihre Datendateien routinemäßig im Großen und Ganzen zu sichern. Haben Sie etwas, das Sie hinzufügen möchten? Bitte teilen Sie uns dies in unserem Diskussionsforum mit. Wir freuen uns wie immer über Ihr Feedback.

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Matt Klein verfügt über fast zwei Jahrzehnte Erfahrung in der technischen Redaktion. Er hat Windows, Android, macOS, Microsoft Office und alles dazwischen abgedeckt. Er hat sogar ein Buch geschrieben, The How-To Geek Guide to Windows 8.
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